5 razones para incluir una app en tu evento

La tecnología cumple hoy en día un papel fundamental en nuestras vidas. Tiene presencia en todos los ámbitos: personal, ocio y laboral, marcando la manera en la cual nos relacionamos e interactuamos.

Nos acompaña en el primer café de la mañana, es guía de nuestros desplazamientos, conectora de tareas y de personas. Impulsa y mejora la calidad de los diferentes procesos y de las actividades cotidianas.

Es innegable que también ha cambiado la forma de planificar eventos. Los organizadores han incorporado la tecnología a su know-how porque mejora la experiencia de los asistentes y aporta numerosos beneficios para los event planners, como el compromiso de la audiencia, ahorro de costes, análisis de datos y oportunidades de patrocinio.

En la última década, el uso de smartphones ha experimentado un crecimiento notable. Si nos remontamos al año 2014, se registraron alrededor de 1.000 millones de usuarios a nivel mundial. En 2024, esta cifra aumentó a 4.870 millones. Esto significa que más del 60% de la población mundial utiliza un teléfono inteligente. La dependencia que tenemos sobre los móviles y las apps queda demostrada; esto, los organizadores modernos lo saben bien y buscan opciones tecnológicas para ofrecer a sus asistentes un evento al alcance de sus manos.

Con las apps para eventos, es posible ofrecer a los participantes una alternativa personalizada al tradicional programa impreso, permitiendo una sencilla comunicación bidireccional.

En este artículo repasamos las 5 razones por las cuales tu evento se merece una app, haciendo hincapié en las ventajas tanto para organizadores como asistentes.

Gestionar un evento requiere tener en cuenta numerosas tareas que, aunque antes se realizaban de forma manual, la tecnología ahora permite automatizar: formularios de registro, control de accesos, emisión de certificados, entre otros.

Con la llegada de las aplicaciones para eventos, los organizadores pueden manejar cada detalle desde un solo lugar, ofreciendo así una experiencia más fluida y personalizada.

Una de las mayores ventajas del uso de una app es canalizar una comunicación efectiva entre organizadores, ponentes y asistentes. Con el envío de avisos y notificaciones en tiempo real, los organizadores se aseguran de comunicar cambios y detalles importantes durante el transcurso del evento, garantizando que los asistentes no se pierdan absolutamente nada.

Además, la app facilita el diálogo entre asistentes y oradores mediante mensajería, foros de comentarios y sesiones de preguntas y respuestas, aumentando así el nivel de conexión entre ellos. Y si los asistentes necesitan contactar con la organización, pueden hacerlo cómodamente a través del formulario o del chat de la aplicación.

Otro aspecto esencial que ofrece la app es potenciar el networking entre asistentes. Funcionalidades como el calendario de reuniones, el chat 1 a 1, muros sociales o intercambio de contactos mediante tecnología QR, permiten a los asistentes conectar con otros participantes de manera efectiva, enriqueciendo la experiencia en general. 

Si la aplicación se comunica con anticipación, los asistentes pueden completar sus perfiles previamente, explorar participantes y marcar contenidos favoritos para crear su experiencia personalizada.

De este modo, durante el evento es más fácil que se produzcan las conexiones, porque ya tienen realizado un análisis previo.

Terminado el evento, los usuarios pueden seguir teniendo acceso a la aplicación para revisar todo el contenido en detalle y establecer conclusiones reales.

Mantener la atención de la audiencia puede resultar complicado sin las herramientas adecuadas. Incorporar una aplicación te permite fomentar la participación mediante estrategias como votaciones en vivo, quizzes y encuestas, recopilando valioso feedback de los participantes.

Las funcionalidades de gamificación también ofrecen dinámicas atractivas que activan a los asistentes, aumentando la interacción en relación con el contenido del evento, sponsors y ponentes.

Las marcas ya no solo buscan proyectar su logo en material impreso; ahora prefieren opciones que aporten oportunidades reales y datos medibles. Una app para eventos ofrece precisamente esto. 

La funcionalidad de lead retrieval facilita que los patrocinadores escaneen los códigos QR de otros participantes, obteniendo contactos de calidad e interés. Esto convierte las conversaciones fructíferas en oportunidades reales de negocio, aumentando la lista de interesados en la empresa patrocinadora. 

Medir la eficacia de diferentes factores del evento es crucial para tomar decisiones acertadas en el futuro. Con una app puedes lanzar encuestas rápidas y conocer qué aspectos fueron más o menos valorados por los asistentes, identificando puntos fuertes y áreas de mejora.

Asimismo, las apps proporcionan datos de tráfico precisos como el número de descargas, aperturas, visitas a diferentes apartados y mucho más. Esta información resulta clave para optimizar futuros eventos y maximizar la satisfacción de los asistentes. 

Si quieres mejorar en la organización de tu evento y convertirlo en una experiencia memorable, integrar una app no es solo una opción recomendable, es imprescindible. Explora cómo puede ayudarte a resolver los desafíos cotidianos en la planificación y hacer de tu próximo evento algo verdaderamente único. ¡Contáctanos y empieza a transformar tu evento hoy mismo!