Los 7 sustos que ningún organizador quiere llevarse

Si pensabas que solo Norman Bates puede hacerte temblar mientras visitas su motel en una tenebrosa noche del 31 de octubre, estás muy equivocado. 

El terror también puede reinar en tu evento, así que presta atención si no quieres llevarte estos 7 sustos de muerte. 

No confiarás la organización de tu evento en documentos y archivos varios. Sabemos lo que se siente cuando te invade un sudor frío por el cuerpo al no localizar la lista definitiva de asistentes o cuando tu Excel decide cerrarse sin guardar los cambios.  

Lo que sí harás es contar con una herramienta online donde tengas siempre a tu disposición la información de los inscritos, conectada con tu app y solución de check-in. 

Comprobarás que el venue cuenta con una conexión estable en el punto de acreditaciones y para la app del evento. Eso o sentirás la presión de tener una horda de asistentes a tu alrededor preguntando el motivo por el que no pueden consultar el itinerario de las sesiones desde su móvil. Mientras tú, preguntándote en qué momento te has convertido en protagonista de un capítulo de “The Walking Dead”. 

No lo dejes pasar, realiza pruebas técnicas previas y cuenta con un plan B offline. 

Asistentes que se encogen cada vez más en su butaca, bostezos y desconexión. Que el regreso de los muertos vivientes no conquiste las salas de tu evento antes de tiempo contagiando el mood de todo el público. 

Anticípate y prepara sesiones dinámicas, participativas y descansos pensados para el networking. 

Que el acceso a tu evento no te haga sentir como Sally huyendo de Leatherface. No permitas que los nervios se apoderen de tus asistentes. 

Evita colas infinitas, impresoras bloqueadas y QRs que no se leen con un sistema de control de accesos con Check In digital y acreditaciones fiables. 

Deja a los Ghostbusters el trabajo de limpieza de ectoplasmas y asegúrate de que no haya imprevistos con los expositores de tu evento. 

Si no confirmas la asistencia ni realizas pruebas de sonido o conexión, te podrás ver en un gran lío. 

Reúnete con tus ponentes y realiza un test técnico antes de que empiece la función. 

Recuerda: no tendrás una bola de cristal donde consultar los entresijos sobre el evento y escudriñar resultados. 

Prepara encuestas automáticas y programa el envío de certificados para medir la satisfacción y la asistencia real. 

No te convertirás en un auténtico Señor de la Noche si no sabes cómo comunicarte con tu audiencia. 

Utiliza una app con notificaciones, emails programados y recordatorios para ganarte la confianza de tu público. 

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