No vamos a negarlo: elegir la mejor plataforma para tu evento puede convertirse en un auténtico desafío si no tienes claro lo que necesitas. El mercado está lleno de opciones y es fácil perderse entre tanta tecnología.
Por eso, antes de empezar a buscar, párate un momento y piensa en cuáles son los requisitos mínimos que necesitas cubrir. Coge lápiz y papel (o abre tu app favorita) y toma nota, porque estas 7 claves van a facilitarte mucho la tarea.
1. Define claramente qué necesita tu evento
El primer paso siempre es el más importante. ¿Tu evento es presencial, virtual o híbrido? Según el formato, tendrás diferentes prioridades tecnológicas.
Si organizas algo presencial, probablemente te interese gestionar fácilmente las acreditaciones y el acceso de tus asistentes. Para eventos virtuales, la calidad de la retransmisión en streaming y las opciones interactivas y de networking serán imprescindibles. Y si el formato es híbrido, la clave está en encontrar una solución que combine lo mejor de ambos mundos.
Opta siempre por plataformas integrales, que te permitan cubrir desde el registro inicial hasta la emisión final de certificados, adaptándose a todas las necesidades y tipos de asistentes.
2. Piensa en tus asistentes
Tu evento existe gracias a tus asistentes. ¿La plataforma que valoras es intuitiva y amigable para ellos? ¿Pueden interactuar fácilmente o hacer networking sin complicaciones?
Ponte en su lugar. Elige herramientas que faciliten la experiencia, que sean intuitivas y atractivas visualmente. Soluciones como apps móviles diseñadas específicamente para eventos pueden marcar la diferencia en comodidad y satisfacción.
3. Flexibilidad y personalización
Te has esforzado en crear una identidad visual única para tu evento. La plataforma tecnológica debe ser un reflejo de tu marca.
Busca soluciones que permitan una personalización real, sencilla y sin complicaciones técnicas. Desde el branding visual hasta las comunicaciones internas, todo debe estar a tu alcance desde un único panel de gestión.
4. Fiabilidad técnica y soporte humano
Sí, las plataformas tecnológicas deben ser fáciles de usar y autogestionables, pero también deben contar con un equipo humano que te respalde cuando más lo necesitas.
Asegúrate de que detrás de la tecnología haya un soporte proactivo, accesible y capaz de resolver rápidamente tus dudas o incidencias. Porque cuando llegue el momento crítico del evento, agradecerás tener a alguien de carne y hueso al otro lado.
5. Analiza la seguridad y privacidad
La seguridad de los datos personales es esencial. Verifica siempre que la plataforma cumpla con normativas exigentes como la RGPD. Así, te ahorrarás problemas y podrás ofrecer tranquilidad a tus asistentes.
6. Facilidad de uso para ti y tu equipo
Introducir una nueva plataforma siempre implica cierto aprendizaje, pero no debería ser una odisea. Busca herramientas intuitivas que permitan gestionar todo desde un único lugar, ahorrando tiempo, esfuerzo y reduciendo al mínimo la curva de aprendizaje.
7. Evalúa las experiencias previas
Elegir una plataforma tecnológica es parecido a escoger un buen restaurante: revisas opiniones, preguntas referencias y buscas casos de éxito reales.
Investiga, pregunta y asegúrate de conocer las experiencias de otros organizadores. Elegir bien puede significar una relación larga, positiva y muy beneficiosa.
Por ejemplo, puedes empezar con esta entrevista reciente en la que otros organizadores hablan sobre Eventool. Porque a todos nos gusta recibir recomendaciones, ¿verdad?
Si aún te quedan dudas, contáctanos y hablamos sobre la tecnología que tu evento se merece.
