El año 2023 llega a su fin y toca encarar el 2024. Tomamos el pulso del sector, adoptando una visión de futuro y preparándonos para las nuevas oportunidades.
La industria de los eventos pone especial énfasis en el valor de los eventos presenciales, teniendo en cuenta aspectos clave como la inclusión de tecnología, automatización de tareas, inteligencia artificial (IA), sostenibilidad y la apuesta por las pequeñas y sencillas reuniones, haciendo hincapié en las colaboraciones entre las empresas partícipes del sector.
Los organizadores se enfrentan a infinidad de desafíos como a la escasez de personal, las elevadas expectativas de los asistentes o el reto de encontrar el venue que mejor encaje con la finalidad del evento. De ahí la importancia de automatizar tareas con el apoyo de la tecnología, optimizar procesos a la hora de aprobar presupuestos (simplificando la burocracia de políticas internas) y el trabajo cercano entre agencias y proveedores. Dando paso así a labores más creativas y a la posibilidad de alinearse con los objetivos corporativos.
Analizamos el estudio de AMEX GBT y extraemos datos interesantes para poner el foco en lo que nos espera.
Actividad global
Como el año pasado, las expectativas en el sector de los eventos son positivas. El número de eventos presenciales sigue creciendo, ¡la gente quiere reunirse en persona! Pasa a ocupar el 59%, quedándose en un 20% los híbridos y en un 21% los virtuales. Además, se prevé que el n.º de asistentes alcance cifras similares al año 2019.
Sobre el tipo de eventos que tendrán lugar, los encuestados esperan celebrar más reuniones internas (un 42%), seguido de incentivos (38%), lanzamiento de productos (37%), reuniones más pequeñas (37%), ferias comerciales (35%) y conferencias sin ferias (30%).
Tal y como mencionábamos al inicio, organizar un evento se convierte en un auténtico desafío, y en ocasiones, los organizadores sienten que tienen que obrar el milagro. Son muchos los detalles a tener en cuenta, por lo que, las alianzas con los proveedores serán la clave del éxito. Y si hablamos de tecnología, esta ayudará a llenar huecos en muchos aspectos.
La incorporación de tecnología en los eventos ha aumentado drásticamente en los últimos años. Los organizadores son sabedores de su potencial y la intentan exprimir al máximo. El 42% de los encuestados considera incorporar IA en sus eventos. La realidad virtual también se generaliza y se espera que se use en el 2024. Las aplicaciones móviles continúan siendo un factor protagonista y se espera que se utilicen en un 61% para todo tipo de eventos, tanto externos como internos.
Tendencias regionales
La sostenibilidad está en el foco. Las diferentes regiones se centran en tomar medidas para implementar prácticas sostenibles en la organización de los eventos.
En el caso de Norte América, destaca por incluir las medidas orientadas a la sostenibilidad en sus políticas de reuniones; Europa, tiene más facilidad a la hora de encontrar proveedores certificados con el sello de la sostenibilidad; Latinoamérica lideran la planificación consciente; y el Asia-Pacífico tiene como objetivo las cero emisiones en la organización de sus viajes.
Indicadores por región
Siempre lo decimos, la tecnología continúa y seguirá siendo un componente inseparable en la organización de un evento.
El uso de aplicaciones móviles, los códigos QR y las herramientas de check in, se sitúan en el top 3 de las soluciones que se van a implementar en las reuniones a lo largo del 2024.
También la IA irrumpe con fuerza para ayudar a personalizar las comunicaciones y mejorar la experiencia de los asistentes.
¿Introduces tecnología en la organización de tus eventos? ¿Has explorado opciones de incluir IA?
