La organización de un evento corporativo conlleva gestionar multitud de tareas: desde la definición inicial del concepto hasta conseguir que todo funcione correctamente el día del evento.
Por suerte, la tecnología es una gran aliada en todo el proceso. Y muchas veces, lo difícil, es encontrar las opciones adecuadas en una era en la que proliferan herramientas nuevas casi cada día.
Event planner, si también te has sentido abrumado en algún momento y no has sabido por dónde empezar, en este artículo te presentamos las aplicaciones imprescindibles para cada fase de tu evento.
Paso 1→ Planificación del evento
Todo evento surge de una idea. Y en la primera fase del evento toca concretarla: elegir la temática, objetivos, equipo organizador y establecer las bases para que todo salga según lo previsto. Estas apps te ayudarán:
Miro. Perfecta para brainstorming, esquemas visuales y mapas de idea, especialmente si trabajas con un equipo en remoto.
Trello o Asana. Ideales para organizar tareas, asignarlas al equipo y asegurarse de que cada una se realice con el timing adecuado.
OneDrive o Google Drive. Porque seguro vas a necesitar compartir listas, documentos y material con colaboradores de forma sencilla y en la nube.
Paso 2 → Promoción y comunicación
Un evento sin asistentes… no es un evento. Por eso, la promoción es clave para generar interés y asegurar la participación. Las siguientes herramientas, te facilitarán el trabajo:
Canva. Te permitirá diseñar banners, presentaciones, invitaciones, calendarios para imprimir, y otros contenidos para divulgar en redes sociales, blogs y páginas web.
Metricool o Hootsuite. Para programar publicaciones, gestionar redes sociales, comunidades y analizar resultados sin perder tiempo.
Mailchimp o Brevo. Te ayudarán a crear y enviar campañas de email marketing con información clave del evento, recordatorios y novedades.
Paso 3 → Registro y acreditaciones
El proceso de registro es el primer contacto directo de los asistentes con tu evento. ¿Por qué complicarlo cuando puedes hacer que sea rápido y eficiente? En esta fase organizativa, no te la juegues y elige la herramienta adecuada:
Eventool. Podrás crear formularios de inscripción personalizados, con opciones de pago, reserva de actividades y cupones de descuento. Además, podrás vincularlo con soluciones de acreditaciones y check-in con códigos QR para controlar los accesos al evento en sí y a las diferentes salas.
JotForm o Typeform. Para crear formularios personalizados y recopilar información previa de los asistentes.
Google Sheets + Zapier. Una solución sencilla para automatizar inscripciones y gestionar listas de asistentes en tiempo real.
HelloSign o DocuSign. Para eventos que requieren firma de documentos previos al acceso.
Tip pro: simplifica el proceso de registro todo lo que puedas. Cuanto más fácil sea inscribirse, mayor será la tasa de asistencia.
Paso 4 → Durante el evento: apps para mejorar la experiencia
Cuando ya estén todos tus participantes dentro, ahora, el reto es mantener su atención, fomentar la interacción y asegurarte de que el evento transcurra sin dificultades.
Eventool. Te permitirá crear una app móvil todo en uno donde los asistentes pueden acceder a la agenda, recibir notificaciones, hacer networking y participar activamente en el evento.
Mentimeter o Slido. Para realizar encuestas en vivo e involucrar a la audiencia.
Spotify o SoundCloud. La experiencia sonora también es un factor clave. Crear listas de reproducción para los momentos importantes, compartirlas, permitir que los asistentes colaboren, está comprobado que mejora la experiencia.
Paso 5 → Post-evento: medir el éxito y fidelizar
Acaba el evento, pero no termina el trabajo. Toca evaluar el impacto, recoger el feedback recibido por parte de los asistentes y mantener el contacto con ellos.
Google Analytics. Para medir el tráfico y el impacto de las acciones promocionales.
Google Forms. Te permitirá recopilar opiniones de los asistentes de forma rápida.
Eventool. Si has utilizado soluciones como check-in en el evento y app, te permitirá analizar métricas de participación y obtener datos de interés sobre la experiencia de los asistentes.
Consejo: envía la encuesta de satisfacción en las primeras 24 horas después del evento para obtener más respuestas. De este modo, la información que recopiles te ayudará a mejorar en futuras ediciones.
Como has podido comprobar, hay que tener en cuenta muchos detalles a la hora de gestionar un evento corporativo, pero si utilizas las herramientas adecuadas en cada fase, el proceso será mucho más sencillo.
Desde la idea inicial hasta el análisis post evento, estas aplicaciones te ayudarán a optimizar el tiempo, mejorar la experiencia de los asistentes y garantizar el éxito del evento.
