Et s’il y a bien quelque chose que les participants recherchent sur un événement, c’est un outil simple et facile pour gérer leur agenda de réunions.
Trouver le juste équilibre pour chacun n’est pas chose simple. Avec Eventool, nous nous adaptons pour mettre en place cette fonctionnalité de meeting pour tous types d’événements, qu’ils soient présentiels, hybrides ou virtuels. On vous explique comment ça marche ?
Du point de vue de l’organisateur…
Notre objectif est de proposer une plateforme simple, autogérable, avec des statistiques, avec laquelle pouvoir configurer et gérer différentes options :
- Inscription des participants. Soit en intégrant un formulaire d’inscription, soit en important une base de donnée.
- Contrôler les droits. Choisir le rôle de chaque participant et ses actions : peut-il demander des rendez-vous, peut-il en recevoir, ou bien les deux.
- Configurer l’agenda. Définir les créneaux horaires disponibles et utiliser la segmentation pour affilier ces différents créneaux aux participants.
- Communiquer avec précision. Informer les participants via l’envoi d’emails automatiques de la marche à suivre pour utiliser la fonctionnalité de réunions individuelles.
- Mesurer les résultats. Vérifier à tout moment le statut des réunions, si elles ont été acceptées, si elles sont en attente ou bien déclinées. Vous avez aussi la possibilité d’aider les participants à confirmer leurs réunions entre eux, en fonction de leur profil (matchmaking).
Du point de vue du participant…
Cette fois, l’objectif principal est de proposer un outil de réunions one-to-one qui soit à la fois simple d’utilisation et accessible, via lequel les participants pourront :
- Échanger avec d’autres participants. Ainsi que marquer en favoris les participants dont les profils leur paraissent intéressant.
- Planifier leur agenda. Vérifier les créneaux horaires disponibles, en créer de nouveaux, demander ou accepter des réunions. Ils pourront aussi enregistrer les réunions confirmées dans l’agenda du téléphone et créer des notifications pour ne pas les oublier.
- Choisir le format de chaque réunion. Sélectionner le format virtuel (en vidéoconférence) ou présentiel de chaque réunion individuelle.
- Donner leur feedback. Expliquer le motif pour lequel ils ont décliné une réunion, confirmer qu’un entretien a bien eu lieu et donner une note à leurs échanges.
- Continuer à se réunir, tout simplement et quel que soit le format de la réunion 1to1.
Rendre facile la planification de cette fonctionnalité sur ces deux profils d’utilisateurs différents (organisateur ou participant) est d’une importance vitale pour que l’utilisation du meetingplanner soit une expérience riche, fluide. Nous sommes persuadés que la technologie est le moyen d’y parvenir.
Vous souhaitez tester la fonctionnalité d’Agenda de Réunions ?
