Domande frequenti sulla tecnologia per eventi

Eventool è una piattaforma tecnologica per eventi in presenza, ibridi e virtuali. In un unico pannello riunisce il sito dell'evento, gli inviti, i moduli di iscrizione, l'app per i partecipanti, gli accrediti con check-in tramite QR, lo spazio virtuale e i certificati di partecipazione. Si attiva per moduli, per un solo evento o per più eventi.

È sviluppata dal 2013 da un team multidisciplinare e lavora con organizzatori di quasi cinquanta paesi.

• Scopri la piattaforma

Eventool è un prodotto di Infobox Solutions, azienda tecnologica con sede in Spagna. È nata più di dieci anni fa dall'incontro di due ingegneri e oggi riunisce nello stesso team sviluppo, design e gestione dei progetti: la piattaforma e l'assistenza all'organizzatore vengono dalla stessa casa.

• Conosci il team

Eventool è pensato per chi organizza eventi professionali con partecipanti iscritti e programma: agenzie e segreterie organizzative che lavorano per conto terzi, uffici marketing, comunicazione o formazione, associazioni e società scientifiche e aziende del settore farmaceutico. Funziona allo stesso modo per chi organizza un evento all'anno e per chi ne gestisce decine.

• Congressi medici
• Convenzioni ed eventi aziendali
• Viaggi incentive
• Corsi, seminari e conferenze

Con Eventool si gestiscono congressi medici e scientifici, convention e riunioni aziendali, viaggi incentive, corsi, giornate di studio e conferenze, oltre a forum di settore e incontri di networking. Le dimensioni vanno da giornate con poche decine di persone a congressi con più di mille partecipanti, come il 9º Congresso Forestale Spagnolo, con 1.019 partecipanti.

• Referenze

Perché con Eventool non acquisti solo un software: hai un team. Dal 2013 affianchiamo organizzatori di congressi, convention e giornate di studio, e ogni evento ci ha insegnato qualcosa che oggi fa parte della piattaforma. Tu ti concentri sul tuo evento; noi facciamo in modo che la tecnologia sia all'altezza.

Tutto è cominciato più di dieci anni fa, quando due ingegneri si sono proposti di semplificare il lavoro di chi organizza eventi. Da allora Eventool è cresciuta al ritmo delle richieste degli organizzatori stessi: dall'app per i partecipanti siamo passati al sito dell'evento, alle iscrizioni, agli accrediti, agli eventi virtuali e ai certificati, tutto nello stesso pannello.

Oggi lavoriamo con organizzatori di quasi cinquanta paesi e con marchi come Google, Pfizer o Volkswagen, ma il rapporto non è cambiato: dietro ogni progetto ci sono persone in carne e ossa che conoscono il tuo evento e rispondono quando serve.

• Conosci il team
• Referenze

Eventool non è lo strumento ideale se ti serve soltanto vendere biglietti per un concerto o un grande evento di consumo: in quel caso è più adatta una biglietteria specializzata. Se il tuo evento ha partecipanti iscritti, un programma e contenuti da comunicare, raccontacelo e ti diremo con franchezza se possiamo aiutarti.

• Raccontaci il tuo evento

Sì. Eventool lavora con organizzatori di quasi cinquanta paesi. Il suo sito è disponibile in sei lingue (spagnolo, inglese, francese, tedesco, italiano e portoghese) e l'app per i partecipanti in nove. Tra le referenze internazionali figurano il Foro Economico Internazionale America Latina e Caraibi e la Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais del Brasile.

• Referenze

Una piattaforma di gestione eventi serve a centralizzare ciò che altrimenti resta sparso tra fogli di calcolo, e-mail e fornitori: pubblicare le informazioni, raccogliere iscrizioni e pagamenti, inviare comunicazioni, controllare gli accessi, animare le sessioni e misurare i risultati. Con un unico pannello, i dati di ogni partecipante restano coerenti dall'inizio alla fine.

• Scopri la piattaforma

Dipende da ciò che accade durante l'evento. Il sito informa e raccoglie le iscrizioni prima della data. L'app acquista senso quando ci sono più sessioni, cambi dell'ultimo minuto, networking, votazioni o documentazione che il partecipante deve avere a portata di mano. Molti eventi combinano entrambi, alimentati dallo stesso pannello.

• Sito web per eventi
• App per eventi

L'app nativa si scarica da App Store o Google Play e può essere pubblicata con il nome e l'icona dell'evento. La web app si apre nel browser con un link o un QR, senza download, il che facilita l'accesso a pubblici occasionali. Eventool offre entrambe le modalità.

La scelta dipende dal profilo dei partecipanti e dai tempi a disposizione.

• App per eventi

Non sempre. Se il pubblico è occasionale o il download rischia di frenare una parte dei partecipanti, l'evento può funzionare con una web app a cui si accede con un link o un QR. Quando l'app nativa porta valore ed è comunicata bene, l'adozione è alta.

Al Foro Economico Internazionale America Latina e Caraibi 2025, il 98 % dei partecipanti ha usato l'app di Eventool.

• App per eventi

In un evento in presenza tutto il pubblico è in sede; in uno virtuale, tutti partecipano a distanza; in uno ibrido convivono i due gruppi, quindi il programma, le domande al relatore e il networking devono funzionare allo stesso modo per entrambi. Ogni formato richiede una tecnologia diversa, ed Eventool li gestisce dalla stessa piattaforma.

Il presenziale richiede accredito e controllo accessi; il virtuale, uno spazio online con diretta streaming; l'ibrido, le due cose collegate.

• Eventi virtuali

L'accredito con QR riduce code ed errori e fornisce dati in tempo reale. Ogni partecipante riceve un codice univoco; all'ingresso basta scansionarlo per validare l'iscrizione, stampare l'accredito se serve e registrare l'ora di arrivo. L'organizzatore sa in ogni momento quante persone sono arrivate.

Permette inoltre di controllare l'accesso a sale o laboratori a capienza limitata.

• Accrediti e check-in

Il networking uno a uno consiste in incontri brevi e concordati tra partecipanti, o tra partecipanti ed espositori, richiesti e accettati dall'app prima o durante l'evento. Ognuno consulta i profili, richiede un appuntamento e riceve la propria agenda di incontri, in presenza o in videochiamata. In Eventool questa funzione si chiama Meeting Planner.

• App per eventi

La tecnologia sostituisce buona parte della carta (programmi, cartelle, questionari o certificati) con contenuti digitali che si aggiornano all'istante. Inoltre, i dati di iscrizione e check-in aiutano ad adeguare materiali e servizi al numero reale di partecipanti. Diversi clienti di Eventool segnalano di aver eliminato la documentazione cartacea dai propri incontri.

• Referenze

L'intelligenza artificiale inizia ad aiutare a scrivere le comunicazioni, a consigliare sessioni o contatti a ciascun partecipante, a riassumere gli interventi e ad analizzare i questionari. Ma la sua utilità dipende da un presupposto: avere i dati dell'evento ordinati in un'unica piattaforma e non sparsi in fogli di calcolo.

In Eventool è presente, per esempio, nelle traduzioni automatiche in diverse lingue dal pannello di gestione.

Sì. Eventool si può attivare per un evento specifico, pagando solo i prodotti che utilizzerai e senza abbonamento annuale. Chi organizza più eventi all'anno dispone anche di piani che raggruppano più progetti e permettono di pianificare l'investimento.

• Modalità e prezzi

Sì. I prodotti di Eventool sono modulari: puoi iniziare con un modulo di iscrizione, un sito o il controllo accessi e aggiungere l'app, lo spazio virtuale o i certificati quando ti servono. Poiché tutto si gestisce dallo stesso pannello, i dati dei partecipanti passano da un modulo all'altro senza doverli reimportare.

• Tutte le funzionalità

Come riferimento, per un evento con iscrizioni, app e accrediti conviene partire da sei a otto settimane prima. Così c'è margine per aprire le iscrizioni con calma e, se è prevista un'app nativa, completarne la pubblicazione negli store. Per esigenze semplici esistono opzioni express pronte in 48 ore.

I contenuti si possono aggiornare fino all'ultimo momento.

Possono farlo entrambi. Il pannello permette al team organizzatore di creare e aggiornare i contenuti senza competenze tecniche, e il team di progetto di Eventool accompagna la configurazione, controlla il montaggio prima della pubblicazione e risolve i dubbi. Se preferisci delegare di più, Eventool può assumersi una parte maggiore del lavoro o perfino il servizio chiavi in mano.

• Raccontaci il tuo evento

Eventool non offre una prova gratuita self-service, perché ogni progetto si prepara su misura dell'evento. Il modo per conoscerlo è una demo personalizzata: il team ti mostra la piattaforma con un esempio e risponde alle tue domande su tempi, perimetro e budget.

• Richiedi una demo

Per partire bastano tre cose: i dati di base dell'evento (date, sede e formato), l'immagine grafica (logo e colori) e una prima bozza dei contenuti. Relatori, sponsor o elenchi di invitati si possono inserire dopo, perché tutte le informazioni si aggiornano in tempo reale.

Il partecipante ha tutto l'evento nel telefono: agenda personalizzata, relatori, mappe, documentazione, avvisi dell'ultimo minuto e il proprio accredito o documenti personali, come biglietti e itinerari. Può inoltre votare, inviare domande al relatore e contattare gli altri partecipanti. L'app di Eventool ha più di 30 sezioni che l'organizzatore attiva in base al suo evento.

• App per eventi

Offrendo al pubblico modi semplici per intervenire dal telefono: inviare domande al relatore, votare in diretta, rispondere a quiz con classifica o commentare su un muro social. Vedere i risultati proiettati in sala invoglia a partecipare anche chi non alzerebbe la mano, e il moderatore decide quali domande leggere.

• Tutte le funzionalità

Visibilità e contatti misurabili. Gli sponsor possono comparire in evidenza sul sito e nell'app, e gli espositori raccogliere i dati di chi visita il loro stand scansionando il QR dell'accredito, quello che si chiama lead retrieval. Alla fine, l'organizzatore può dimostrare con i numeri il ritorno di ogni sponsorizzazione.

Sì. L'app di Eventool è disponibile in nove lingue, tra cui francese, inglese, italiano, portoghese, spagnolo e tedesco. È particolarmente utile nei congressi internazionali, dove ogni partecipante può leggere il programma e gli avvisi nella propria lingua.

• App per eventi

È una situazione frequente e ha soluzione. Aiuta offrire l'accesso tramite link senza download, spiegare nelle comunicazioni preliminari come entrare e allestire un punto di assistenza in sede. Inoltre l'accredito funziona anche se qualcuno arriva senza il proprio QR, perché lo staff di accoglienza può cercarlo per nome.

Un certificato di partecipazione attesta che una persona ha preso parte a un evento. Spesso serve per giustificare ore di formazione, soddisfare requisiti professionali o riconoscere il lavoro di relatori e moderatori. Digitalizzarlo evita di stampare e inviare documenti uno a uno: ogni partecipante riceve il suo via e-mail, nell'app o dal sito.

• Certificati di partecipazione

I dati di ogni evento appartengono all'organizzatore ed Eventool li tratta solo per erogare il servizio attivato: non li vende né li usa per finalità commerciali proprie. La piattaforma rispetta il GDPR, cifra le connessioni e i documenti archiviati e condivide i dati solo con i fornitori indispensabili al servizio, come l'hosting o i pagamenti.

• Privacy policy

Con Eventool non sei mai solo. Ogni evento ha un team di progetto che ti accompagna dalla prima configurazione fino all'ultimo partecipante accreditato, per telefono, videochiamata o e-mail. E quando preferisci risolvere qualcosa da solo, hai manuali e risorse disponibili nel pannello.

L'accompagnamento è incluso in tutte le licenze e si adatta a ogni fase del progetto:

• All'inizio ti mostriamo il pannello e prepariamo insieme la configurazione dell'evento.
• Prima della pubblicazione rivediamo con te l'app, il sito o il modulo di iscrizione, perché tutto sia come te lo aspetti.
• Nei giorni chiave il team è vicino e, se l'evento lo richiede, può affiancarti da remoto o in presenza durante lo svolgimento.

Parli sempre con persone che conoscono il tuo progetto.

• Contatto

Alla fine l'organizzatore dispone delle iscrizioni, della presenza reale (anche per sessione, se si controlla l'accesso alle sale), dell'uso dell'app, della partecipazione a votazioni e sondaggi, degli incontri di networking e dei contatti degli espositori. Con questi dati è più facile dimostrare il ritorno dell'evento e migliorare l'edizione successiva.

• Tutte le funzionalità