Idées pour organiser un événement parfait
Dans ce post, nous repasserons une série de points auxquels il faut faire attention. Même si certains paraissent évidents, il faut leur donner l’importance qu’ils méritent. Avec une excellente planification, le succès est assuré.
- Réviser le calendrier. Il vaut mieux éviter qu’un événement ne coïncide avec un autre ou avec des dates signalées d’intérêt général. Il existe certaines circonstances qui peuvent faire que tous les assistants attendus ne puissent pas venir à l’événement.
- Choisir un emplacement adéquat. Connaitre le nombre de personnes qui assisteront est un élément clef pour pouvoir prendre en compte leur confort. Si nous choisissons un espace inadéquat, cela peut transmettre un message de mauvaise gestion. Si la salle est trop grande, cela peut donner la sensation d’un événement avec une faible assistance. Mais si l’espace est trop petit, cela peut être stressant.
- Concernant les invités. Identifiez à vos invités dès le départ. Connaissez chacun d’eux, leur profil et leurs intérêts. Uniquement ainsi, vous pourrez créer un événement parfait qui réponde à leurs besoins et leurs attentes.
- La nourriture et les boissons. Ne vous limitez pas à un seul devis. Obtenez des informations de différents fournisseurs. De plus, il faut prendre en compte les tendances actuelles de catering et les préférences des assistants. Un menu traditionnel n’est plus suffisant. Ouvrez les portes à d’autres types de gastronomie.
- Travail en équipe. Entourez-vous des meilleurs professionnels et d’une équipe multidisciplinaire. De cette façon, vous obtiendrez de l’aide dans tous les secteurs.
À prendre en compte…
Planifiez un organigramme. Établissez une stratégie et assignez les différents rôles. Il est fondamental d’assigner à chacun ce qu’il doit faire et quand il doit le faire. Avant, durant et après l’événement, chaque membre de l’équipe doit avoir ses tâches assignées.
Sélection des conférenciers. La sélection des conférenciers de votre événement est quelque chose de fondamental. Pensez à ceux qui peuvent être d’intérêt pour les assistants et qui peuvent améliorer la notoriété de la convention. Vérifiez à l’avance la disponibilité et fermez le programme le plus vite possible pour éviter les surprises.
Cherchez des sponsors. Créez une liste avec les possibles entreprises intéressées à participer à l’événement et contactez-les pour arriver à un accord publicitaire. Cela aidera à obtenir une injection supplémentaire de budget en échange de visibilité.
Gestion des entrées. Choisissez le prix qui s’adapte le mieux à l’événement et informer ensuite où et quand débuteront les ventes.
Une fois que l’idée est développée et que le projet est mis en marche, il convient de penser à d’autres aspects importants. En ce sens, la création d’une page web peut être idéale pour publier les informations concernant l’événement. À mesure que se rapproche la date, et avec le contenu de l’événement déjà bien avancé, vous pourrez penser à d’autres solutions, telles que les applis événementielles.
Offrez une application mobile à vos assistants pour leur apporter des informations actualisées à tout moment. Facilitez ainsi le networking, l’interaction et promouvez la participation avec les votes, forums et questions aux conférenciers.
Vous devrez également vous assurez que l’emplacement dispose de Wi-Fi et que tout ce que vous allez utiliser fonctionne correctement. N’oubliez pas de faire les tests et les vérifications nécessaires.
