Quando si tratta di organizzare un evento perfetto, ci sono molti fattori da tenere in considerazione. Ogni organizzatore vuole che l’incontro vada alla perfezione. Arrivare cuore degli assistenti non è un obiettivo semplice. Ma se viene raggiunto, il ricordo sarà indelebile.
Idee per ottenere un evento perfetto
In questo post esaminiamo una serie di punti a cui prestare attenzione. Anche se alcuni possono sembrare ovvi, a tutti dovrebbe essere data l’importanza che meritano. Con una pianificazione eccellente, il successo sarà infatti assicurato.
Controlla il calendario È preferibile che l’evento non coincida con un altro evento o con date specifiche di interesse generale. Ci sono determinate circostanze per cui non tutti i partecipanti previsti riescano a partecipare all’incontro.
Scegli la sede giusta Conoscere il numero di persone che parteciperanno è importantissimo per poter garantire il comfort dei partecipanti. Se scegliamo uno spazio inadeguato, possiamo dare l’impressione di una gestione inefficiente. Se la sede è molto grande, può provocare la sensazione che l’evento abbia una scarsa affluenza. E se è uno spazio molto piccolo, potrebbe essere opprimente.
Gli ospiti Identifica i partecipanti sin dal primo minuto. Cerca di sapere chi è ogni partecipante, il loro profilo e i loro interessi. Solo così puoi creare un evento perfetto in base alle loro esigenze e aspettative.
Il cibo e le bevande Non limitarti a un unico preventivo. Ottieni informazioni da diversi fornitori. Inoltre, è necessario tenere conto delle attuali tendenze di ristorazione e delle preferenze dei partecipanti. Non vale più offrire solo un menù tradizionale. Apriti ad un altro tipo di gastronomia.
Lavoro di squadra Circondati dei migliori professionisti e di un team multidisciplinare. In questo modo, avrai supporto in tutte le aree.
Da tenere in considerazione…
Pianifica un organigramma Stabilisci una strategia e assegna i diversi ruoli. È essenziale registrare chi fa cosa e quando. Prima, durante e dopo l’evento, ogni membro della squadra deve avere i propri compiti assegnati.
Selezione dei relatori La scelta dei relatori del tuo evento è di fondamentale importanza. Pensa a quelli che possono interessare i partecipanti e dare notorietà alla convention. Controllane la disponibilità in anticipo e chiudi l’agenda il prima possibile per evitare sorprese.
Cerca gli sponsor Crea un elenco di possibili aziende interessate a partecipare all’evento e contattale per raggiungere accordi di sponsorizzazione. Ciò contribuirà a ottenere extra budget in cambio di visibilità.
Gestione dei biglietti d’entrata Scegli un prezzo adatto all’evento e poi segnala dove e quando i biglietti saranno messi in vendita.
Una volta sviluppata l’idea e messo in atto il progetto, arriva l’ora di pensare ad altri aspetti importanti. In questo senso, la creazione di una pagina Web può essere l’ideale per pubblicare informazioni sull’evento. Con l’avvicinarsi della data e gli aspetti organizzativi dell’evento già in fase avanzata, possiamo pensare ad altre soluzioni, come le app per eventi.
Offri un’applicazione mobile ai partecipanti per fornire informazioni aggiornate in ogni momento. Incentiva così il networking e l’interazione, e incoraggia la partecipazione con voti, forum e domande ai relatori.
Dovresti anche assicurarti che la sede abbia la copertura Wi-Fi e che tutto funzioni correttamente. Non dimenticare di fare prove e controlli.
