Si hay algo que los asistentes buscan en su evento es una herramienta cómoda y accesible para poder gestionar esta agenda de reuniones.
Encontrar el equilibrio entre ambas no siempre es fácil. En Eventool nos adaptamos para ofrecer esta funcionalidad para todo tipo de eventos, ya sean presenciales, híbridos o virtuales. ¿Vemos cómo hacerlo?
Si nos ponemos en el papel de un organizador…
Nuestro objetivo es proporcionar una plataforma sencilla, autogestionable y medible, a través de la cual pueda gestionar diferentes opciones:
- Registrar a los asistentes. Bien sea integrando un formulario de registro o una base de datos previa.
- Controlar los permisos. Decidir el rol de cada asistente y sus acciones: si puede solicitar citas, recibirlas o ambas.
- Configurar la agenda. Definir los tramos horarios disponibles y utilizar la segmentación para asignarlos a los participantes.
- Informar de cada detalle. Mantener la comunicación a través del envío de emails automáticos con instrucciones de uso de la herramienta.
- Medir los resultados. Comprobar en todo momento el estado de las reuniones disponibles, si están aceptadas, pendientes o rechazadas. Inclusive dar soporte a los asistentes y confirmar reuniones entre ellos en función de criterios de matchmaking.
Si nos ponemos en el papel de un asistente…
Aquí el objetivo principal es brindar una herramienta cómoda y accesible a través de la cual el asistente pueda:
- Conocer a otros asistentes. Y marcar contactos como favoritos en función de intereses o afinidad.
- Planificar su agenda. Comprobar los tramos horarios disponibles, crear nuevos, solicitar y aceptar citas de reuniones. Además de poder guardar las reuniones confirmadas en el calendario del propio dispositivo con el fin de poder crear alertas.
- Decidir el formato de la reunión. Seleccionar si la reunión se celebra de forma presencial o virtual (por videoconferencia).
- Dar feedback. Explicar los motivos por los cuales se rechaza una cita así como confirmar que una reunión ha tenido lugar y su valoración.
- Mantener las reuniones sin complicaciones al final del proceso. Independientemente del formato, que la reunión se realice de manera favorable.
Facilitar la planificación de esta funcionalidad para ambos perfiles de usuarios es vital para que el proceso y el resultado sea un éxito. Y creemos en la tecnología como vehículo para conseguirlo.
¿Quieres probar la funcionalidad de Agenda de reuniones?
