Come organizzatori di eventi, la partecipazione e le attività che si svolgeranno durante l’evento sono fondamentali.
Sia che si organizzino degli eventi per 100 o 20.000 persone, ci sono differenti fasi che si devono seguire. Per aiutarti a raggiungere un ottimo livello di partecipazione, ti consigliamo di prendere in considerazione le seguenti tattiche:
1. Sfrutta Social Media
Il primo passo per organizzare eventi è pensare al tuo target, a coloro che parteciperanno all’evento: chi sono, cosa vogliono e come mettersi in contatto con loro.
In base al tipo di pubblico che parteciperà al tuo evento, puoi creare gruppi su LinkedIn o Facebook. In questo modo potrai creare degli spazi di discussione e di affinità tra i partecipanti all’evento. Puoi utilizzare soluzioni di Social Listening per analizzare le conversazioni che si stanno realizzando, avere insights e reports che ti potranno essere utili.
È inoltre un’ottima opportunità per realizzare azioni di buzz marketing, creando suspense per l’evento. Crea in anticipo un irresistibile hashtag ed utilizzalo per annunciare gli speakers, la registrazione all’evento ed altri contenuti. Crea sempre contenuti che siano attraenti e che gli utenti desiderino condividere sui social.
Durante l’evento mostra in diretta l’attività delle tue comunità online su schermo e assicurati di poter rispondere a tutte le richieste in real time.
2. Utilizza una Mobile App
Ovviamente noi di Eventool ti consigliamo di inserire tra le tue tattiche, l’utilizzazione di un’app ad hoc per l’evento.
Avere un’app per eventi ormai è diventato fondamentale. L’aumento del numero di utenti di smartphone fa sì che le apps siano sempre più importanti per tutte quelle marche che partecipano ed organizzano eventi.
Ci sono ormai molti strumenti per creare un’app personalizzata, con tutte le funzionalità richieste e con aggiornamenti in tempo reale.
Le attività che si svolgono durante l’evento devono essere diffuse correttamente ed essere accessibili a tutti i partecipanti. Apps come Eventool sono state disegnate proprio per eliminare eventuali problemi durante la registrazione, le sessioni ed i momenti di networking, dando ai partecipanti una completa visione di tutto quello che succederà durante l’evento.
Se decidi di utilizzare un’app per eventi sarà necessario incoraggiare i partecipanti a scaricarla in anticipo, in questo modo potranno accedere al calendario e navigare comodamente nell’app in anticipo.
3. Utilizzare feedback per futuri eventi
É importante che i partecipanti al tuo evento possano utilizzare i social media e fornire un feedback sullo lo svolgimento dell’evento, ma è altrettanto importante che vedano nelle successive edizioni dei cambiamenti e dei miglioramenti basati sui loro commenti. Identifica il punto dolente dell’evento, quello più menzionato dagli assistenti e decidi come porre rimedio a questo problema.
Se utilizzi un’app, richiedi feedback attraverso i sondaggi o scopri gli insight analizzando direttamente le statistiche dell’evento, per esempio identificando le sessioni durante le quali i partecipanti sono stati più attivi, tutto direttamente attraverso l’app.
Unendo il feedback da parte dei partecipanti e gli insights che hai analizzato tu stesso, potrai migliorare enormemente il tuo prossimo evento.
L’esperienza di un evento non inizia e finisce nello stesso giorno o durante l’evento stesso.
E siccome non ci fermiamo qui, solo con queste tre tattiche, ti consigliamo di leggere anche il nostro post dedicato a Come creare un evento di successo
