L’organizzatore d’eventi è la persona che si incarica di creare e coordinare qualsiasi tipo di evento: da eventi aziendali, commerciali a fiere, mostre, conferenze, congressi e convention e così via. Quindi l’event planner deve essere una persona multidisciplinare con una grande capacità di adattamento e ascolto. Questa figura professionale del settore degli eventi si muove in un’industria complessa in cui ogni evento è unico, ha delle necessità diverse e richiede uno sforzo mirato a soddisfare le particolari esigenze di ogni programma.

Indubbiamente non è un compito facile

Non esiste una formula segreta né una regola d’oro che vale per tutti gli eventi per fare in modo che gli eventi che si organizzano siano un vero successo. Esistono però delle qualità comuni che identificano un bravo organizzatore di eventi. Tu hai queste caratteristiche?

1) Anticonformista

Persona molto attiva che non si conforma a qualsiasi cosa. Cerca sempre lo spazio più indicato per l’occasione, comodo e allo stesso tempo particolare. Il miglior catering, il miglior allestimento e, in breve, cerca e trova la miglior proposta.

2) Paziente

Durante il processo di organizzazione di un evento sorgono sempre degli imprevisti. Non tutto arriva nella data stabilita e spesso si lavora sotto pressione. Davanti a questa grande sfida, essere dotati di una ampia dose di pazienza aiuta moltissimo a fare in modo che il progetto riesca bene.

3) Organizzato

Per far sì che un evento sia un successo, la programmazione e gestione corretta dei tempi sono fondamentali. Un evento richiede la coordinazione di molti settori diversi, di profili professionali o persone differenti. Quindi, se un event planner non è un mago dell’ordine, la pianificazione e l’organizzazione, non durerà a lungo in questo settore.

Meeting calendar reminder

4) Innovatore

Un bravo organizzatore d’eventi del XXI secolo non volta le spalle alla tecnologia per il proprio evento, anzi, la utilizza a pieno titolo. Oggigiorno è indispensabile e un elemento con cui differenziarsi e far sì che il pubblico ricordi con entusiasmo il nostro evento.

Ad esempio, con un’app per eventi, l’organizzatore facilita il flusso delle informazioni che ha luogo con i partecipanti. Può caricare il programma, i luoghi d’interesse, le sessioni e i relatori, può creare un’agenda delle riunioni e molte altre opzioni che, senza dubbio, facilitano l’organizzazione dello stesso evento. E ovviamente, può personalizzare l’applicazione in base ai propri gusti per ottenere un risultato unico.

Non dimenticare che, dal punto di vista dei partecipanti, la tecnologia per eventi è fonte di grande aspettative e riesce sempre a sorprendere. Grazie alla chat tra partecipanti, i sondaggi o le votazioni, è possibile favorire il networking e la partecipazione.

5) Tecnologico

Un organizzatore d’eventi avere familiarità con le nuove tecnologie.

Non si tratta di esser un esperto in ologrammi o droni, ma almeno deve saper utilizzare con destrezza le nuove tecnologie e app disponibili per la comunicazione.

6) Saperci fare con le persone

Saper trasmettere ottimismo ed essere una persona solare sono caratteristiche che si addicono a un event planner. In fin dei conti, è anche una questione d’immagine dell’evento 😉

8) Meticoloso

Un bravo organizzatore d’eventi presta attenzione ai minimi dettagli. Supervisiona le necessità che possano avere i partecipanti prima e durante l’evento. Sa anche tenere presente la cultura e le abitudini dei partecipanti, del cibo offerto, se si prevede il catering durante l’evento.

8) Prudente

Un event planner ha sempre un piano A, B, C… Cosa succederebbe se no se il giorno dell’evento all’aperto piovesse? L’improvvisazione di sicuro non garantisce buoni risultati.

9) Essere un buon comunicatore

Essere un buon comunicatore è essenziale. Oltre a essere socievole, dovrà anche saper rispondere alle email, telefonate, messaggi e gestire i social network. È quindi fondamentale che un organizzatore d’eventi sappia comunicare con scioltezza.

10) Dedicato

Se il settore degli eventi ti sembra noioso o troppo impegnativo, ti conviene orientare la carriera professionale verso un altro settore. La passione per il proprio lavoro è estremamente necessaria per mantenere alta la motivazione nel mondo degli eventi!

E tu, ti senti identificato con queste caratteristiche? Credi che manchi una qualità? Facci conoscere la tua opinione e se sei un organizzatore di eventi e cerchi dei buoni consigli per il tuo evento, non perderti il prossimo post.